Dự án thành công là những dự án có sự phân chia rõ
ràng về người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với mỗi nội dung, phạm vi, hạng mục.
Tuy nhiên, khi bắt đầu chạy một dự án mới chúng ta thường sẽ gặp phải các vấn đề
phát sinh như:
Trách nhiệm không rõ ràng giữa các cá nhân hoặc đơn vị.
Nhiều người cùng làm một việc hoặc không ai làm.
Quy trình phê duyệt hoặc ra quyết định không rõ ràng.
Đổ lỗi lẫn nhau, không ai nhận trách nhiệm.
Vậy làm thế nào để hạn chế các vấn đề phát sinh như
trên?
Ma trận RASCI là một kỹ thuật nhằm làm rõ các công việc,
trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân hoặc đơn vị.
Phương án tổ chức phân công này chia ra 4 "nhóm
người" theo lần lượt các chữ cái:
R.A.S.C.I
R = Responsible: Người/bộ phận chịu trách nhiệm đầu
mối triển khai.
A = Accountable: Người sẽ chịu trách nhiệm phê
duyệt cái dự án, kế hoạch đó.
S = Supportive: Người hỗ trợ cung cấp các tài nguyên và nguồn lực cho người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi.
C = Consulted: Đôi khi làm một dự án/kế hoạch nếu
là R, trước khi đưa lên A duyệt thì cũng cần đâu đó những
người tư vấn (tham mưu) để có thể hoàn thiện hơn khi làm.
I = Informed: Những người mà có thể không làm gì
trong dự án/chiến dịch đó, nhưng họ lại là người cần nắm thông tin. Ví dụ như
phòng marketing triển khai chương trình gì mà có thể không liên quan trực tiếp
đến sales thì phòng sales vẫn nên biết vì có thể khách hàng sẽ hỏi đến.
Phương pháp lập:
Bước 1: Xác định tất cả các công việc liên quan và liệt
kê chúng ở phía bên trái của ma trân.
Bước 2: Xác định các cá nhân, đơn vị tham gia vào công
việc/ dự án, liệt kê chúng dọc theo phía trên của ma trận.
Bước 3: Hoàn thành các ô của ma trận, xác định những
người có trách nhiệm, người thực hiện, người cần được hỏi ý kiến, tư vấn và người
phải được thông báo cho mỗi công việc.
Bước 4: Chia sẻ, thảo luận và thống nhất ma trận RASCI
với các bên liên quan trước khi bắt đầu thưc hiện.
Lưu ý: Đảm bảo
mỗi nhiệm vụ phải có ít nhất 1 người thực hiện (R) và không có công
việc nào có nhiều hơn 1 người chịu trách nhiệm (A).
Như chia sẻ ở trên, với ma trận này bạn có thể tùy chỉnh
thêm một số thông tin như yêu cầu kết quả công việc, các quy trình phải thực hiện,
tiêu chuẩn đánh giá KPI.
Ngoài ra, bí mật cuối cùng của RASCI sẽ được tiết lộ ở
phần công việc cuối cùng, khi chúng ta tổng kết xem mỗi người có mấy chữ A, mấy
chữ R. Nếu ai mà có nhiều chữ R quá thì thử kiểm tra lại xem họ có đang bị quá
tải không. Nếu có ai đó mà ít chữ R quá thì xem xem họ có đang rảnh rang quá
không. Nhưng đừng máy móc, đôi khi một chữ R phải làm hết ngày này qua ngày
khác còn có chữ làm một thoáng là xong.
(Sưu tầm)
